La Importancia del “Equipo de Apoyo”

La Segunda Pata del Taburete

Por Fernando Moreno

Esta segunda pata es la clave para que la Visión Comercial se materialice. Una empresa altamente competitiva y rentable no la crea un emprendedor por sí solo, generalmente la imagina, los que la construyen son sus colaboradores. El equipo inicial desarrolla a los siguientes equipos y así sucesivamente.

El secreto de la segunda “pata”, está en crear un equipo inicial que desarrolla los siguientes equipos. Todo buen emprendedor pone gran dedicación en la organización de este equipo al que llamamos el “Equipo de Apoyo”. En el capítulo tercero, en el tratamiento de los cuatro perfiles (libro “La Mente del Emprendedor”), hice especial énfasis en la habilidad para identificar y desarrollar directivos. Insisto, todo buen emprendedor pone mucho empeño en sus colaboradores más cercanos, porque serán los que conformarán su “Equipo de Apoyo”.

El técnico cree que el secreto para resolver su problema es aprender a delegar, pero en realidad no va resolver su problema hasta que no aprenda a desarrollar un “Equipo de Apoyo”. Este equipo es el que desarrolla los sistemas de mejora continua que permiten liberar al propietario para trabajar más tiempo “sobre” y no sólo “en” la empresa, y así, poder crecer. Ford decía que “a la mayoría de la gente se le paga por trabajar, pero a muy pocos se les paga por pensar”. Muy pocos empresarios tienen tiempo para pensar y si lo tuvieran no sabrían sobre qué pensar y volverían a trabajar y trabajar.

La mayoría de los propietarios de pymes buscan inicialmente buenos técnicos que les ayuden a generar más negocio o mejores productos. El emprendedor del “Club Liberados”, piensa a medio y largo plazo y sabe qué técnicos sobran. Lo que escasea son personas que sepan hacer equipos, por eso, es preferible al principio rodearse de técnicos mediocres pero que sepan cómo hacer equipo.

EJERCICIO PRÁCTICO:

  • ¿Tienes claro quién es tu equipo de apoyo, a quiénes ponerles más empeño?
  • ¿Tienes clara la visión comercial de tu negocio? Podrás conocer más información en boletines anteriores.
  • ¿Tu “Equipo de apoyo” tiene clara y participa en la visión comercial de la empresa?
  • ¿Les has comunicado esa visión comercial a tu Equipo de Apoyo para que sepan transmitirla?


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¿Como Comunicar la Vision Comercial de tu Empresa?

Por Miguel Ángel Jiménez

Proponer una Visión de la empresa es sólo una parte para ganar la batalla. Comunicarla a todas las personas de la organización y que éstas se sientan identificadas con ella es la tarea más importante, y solamente así podrá desarrollarse en la práctica. Por eso en este Boletín definiremos cómo comunicar y trasmitir esa visión comercial al equipo de tu empresa para que se entienda qué hacer y qué construir.

Saber comunicar la VISION será fundamental para tener un equipo inspirado, ilusionado, capaz de soñar en un motivo común; que movilice sus recursos interiores y le comprometa en la consecución de los objetivos.

Te hago una pregunta: ¿Te imaginas los miembros de una fabulosa orquesta tocando una sintonía diferente cada uno? Todos los miembros de tu organización necesitan estar tocando la misma partitura al unísono sino parecerán una infernal y asonante orquesta.

Si una visión no se comunica correcta y suficientemente, las personas no la comprenden y, por lo tanto, no se comprometen con ella.

Pero no siempre es fácil saber comunicarla, por eso aquí te damos 7 pasos para Comunicar la Visión Comercial de tu empresa. Anótalos para ponerlos en práctica:

1. Crearla: Antes que nada y como comentamos en el Boletín anterior de PymeCoaching, la visión debe crearse de forma clara, breve, bien definida, en menos de diez palabras; que sea fácil de recordar, inspiradora, motivante, creíble y consistente.

2. Enfocarla a la Acción: La visión puede convertirse en unas cuantas frases bonitas que carecen de sentido. ¡Eso no funciona! Necesita orientarse a la acción, por ejemplo es mejor decir: “Seremos la mejor compañía en nuestro ramo demostrando un extraordinario servicio al cliente y rentabilidad por tienda”, que decir: “Seremos los mejores en servicio al cliente”. Tiene mucha importancia desarrollar una acción coherente con la VISION: actuando siempre bajo esa filosofía.

3. Razonarla al Equipo: Aunque a veces pueda parecer una pérdida de tiempo hay que explicar por qué debe tomarse esa dirección, por qué la organización quiere llegar a ciertos mercados, por qué es importante deslumbrar a los clientes, por qué a los clientes hay que tratarlos bien y son lo más importante o por qué es importante tener un buen ambiente de trabajo. En general hay que explicarla porque los miembros de tu organización no son “borregos” que sigan todo lo que se hace.

4. Venderla: Las personas actúan basadas en sus emociones y después, si lo necesitan, justifican sus acciones con hechos. Un líder que intenta comunicar la visión corporativa es algo así como un gigantesco vendedor que tiene que hacer sentir cómo mejorará la vida de cada uno de los miembros cuando la visión se logre.

5. Repetirla de forma Constante: La visión no puede comunicarse sólo una vez, o solo colgarla en la pared en un magnífico cuadro. El líder necesita comunicarla en todas las ocasiones y circunstancias posibles, hasta que la vivan, sientan, escuchen y vea el equipo y los directores, para que a su vez sepan repetirla entre todos.

6. Facilitar planes Coherentes y Enfocados: Si la visión genera una estrategia, y la estrategia genera un plan de acción, el propietario y directivos deben ser coherentes a largo plazo, trabajando cada plan bajo esa premisa, sin actuar en el sentido opuesto, y aportando recursos al plan para que el equipo pueda ejecutarlo y alcanzar la visión.

7. Comunicarla en diferentes formatos: En Tarjetas de presentación, placas, cuadros o carteles en la pared, boletines internos, informes anuales, manuales de bienvenida, manuales de cada puesto, pisapapeles, en los tablones de anuncios para el personal, en lugar donde fiche el personal, en las taquillas, en los ascensores de la empresa; explicarla en reuniones, recordarla antes de la determinación de nuevos proyectos, enviando emails y sms al equipo, al comienzo y final de cada discurso al personal, utilizando siempre diferentes expresiones.

Éstas son algunas de las vías y métodos para comunicar nuestra visión, pero lo más importante es vivir con ella y tenerla presente en todo momento.

EJERCICIO PRÁCTICO:

Completa las siguientes preguntas:

  • Del 1 al 10, ¿Qué puntuación te pondrías en cuanto a la claridad de la visión comercial?
  • ¿Qué % crees de tu equipo que tienen la visión aprendida e interiorizada?
  • Escribe tu visión en menos de 10 palabras
  • Qué estás haciendo para comunicarla. Haz una lista de acciones para comunicarla.

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La Visión Comercial de tu Empresa

La Primera Pata del Taburete

Por Fernando Moreno

La Visión Comercial es equivalente a los planos de un arquitecto. Un emprendedor es un arquitecto de negocios que funcionan sin que él esté presente. Un arquitecto sin un plano, es un albañil. Un negocio sin una visión comercial, es similar a una obra sin un plano, esta no podría ser un chalet, un edificio, ni mucho menos una catedral, posiblemente sería una chabola o una Torre de Babel. Este es el punto de partida: un emprendedor es un arquitecto de negocios, por eso trabaja “sobre” el negocio y no solamente “en” el negocio.

La famosa frase de un anuncio de TV en EE.UU: “donde todos veían un desierto, alguien vio Las Vegas” creo que ilustra lo que quiero transmitir sobre la visión comercial de un emprendedor. Donde la mayoría de las personas ven un estéril desierto, un emprendedor es capaz de ver un multimillonario negocio.

Todo negocio de éxito generalmente ha partido de una idea o imagen de uno o varios emprendedores. Esa imagen la han ido trabajando semana a semana, año tras año hasta convertirla en realidad. El emprendedor principalmente “sueña” su negocio, pero sabe que no va a poder construirlo sin la ayuda de colaboradores.

La visión comercial nace como una imagen que se va refinando con el tiempo. Esa misma imagen es la que han sabido vender a otras personas para que apuesten por ellos (empleados, colaboradores, prestamistas, proveedores, socios, etc.). La visión es, además del plano en la construcción del negocio, un importante elemento motivador, porque nos recuerda por qué hacemos lo que hacemos cada día y nos motiva a continuar invirtiendo tiempo “sobre” el negocio.

Las personas muy técnicas, no tienen una imagen constante o una idea muy detallada de cómo va a ser su negocio en un par de años ya que para ellos, estos son sueños y lo que hay que hacer es trabajar y dejarse de soñar. Además, el técnico, por lo general no comprende a las personas y, por ello, desconoce qué es lo que las motiva. Las personas nos motivamos por desesperación o por inspiración. […]

La visión es una inspiración para aquellos equipos que se hallan bien organizados y que persiguen un mismo fin. No sólo hay que tener una poderosa Visión Comercial, sino que además, hay que saber “venderla”. Hay que soñar, creer en el sueño y saber transmitirlo. La motivación por inspiración es muy poderosa cuando se introduce en una organización, porque genera un gran ambiente de trabajo y responsabilidad y a su vez atrae cada vez a mejores empleados generando un círculo positivo.

Otra de mis citas favoritas dice: “Desde un principio, tenía una idea muy clara de cómo tenía que ser la empresa cuando estuviese consolidada. Se podría decir que tenía un modelo en mi mente de lo que quería en función de mi sueño, mi visión”. Esta cita es especial, no sólo porque incluye palabras como: “consolidada”, “modelo en mi mente”, “sueño” y “visión” que son palabras claves en la terminología que utilizamos en Pyme Coaching, sino porque la escribió un hombre que fue despedido de la empresa NCR y que logró fundar nada más y nada menos que la IBM. Este hombre era Tom Watson, un visionario, un gran emprendedor.

Desarrollar y “vender” la Visión Comercial y que esta genere una motivación por inspiración, debe ser una de sus tareas más importantes, casi lo mismo que revisar las cuentas, el flujo de capital, el trato que reciben sus clientes entre otras tareas primordiales.

EJERCICIO PRÁCTICO:
Ahora imagina tu empresa en un futuro. Desde allí, contesta las siguientes preguntas en presente:

  • ¿Dónde se encuentra la empresa y cuál es tu entorno?
  • ¿Qué es lo que haces? y ¿qué problema resuelve tu empresa?
  • ¿Cómo funciona cada área de la empresa?
  • ¿Por qué lo hace?
  • ¿Quién eres tú dentro de esa visión?
  • ¿Para quién lo están haciendo?, ¿qué dicen tus clientes?

*Extracto del nuevo libro La Mente del Emprendedor (Fernando Moreno) Editorial Alvalena.

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Descubre Por Qué Quieres Optimizar tu Empresa

Ejercicio Práctico para desarrollar la Brújula Interna del Emprendedor

Por Miguel Ángel Jiménez

En una reunión telefónica con un cliente, propietario de tres empresas, nos encontrábamos comenzando el Programa de Coaching de asesoramiento para Propietarios de Pymes, trabajando en definir qué era lo que realmente quería, pues llevaba tiempo desanimado, porque la empresa le pesaba, soportando un gran nivel de estrés y un vacío abismal al ver que nada funcionaba como antes, escuchaba que el mercado había cambiado sin darse cuenta, y no tenía ya ganas ni de levantarse por las mañanas para poner en marcha la maquinaria a funcionar.

En esa reunión recuerdo que le pregunté: ¿Qué harías si tu negocio estuviera optimizado, si ingresaras más dinero, produciendo excelentes resultados y además todo esto sin necesidad de tu presencia? Se produjo un silencio de esos que, por mi entrenamiento, sé que mi interlocutor está procesando emocionalmente la pregunta… de repente me contestó de manera impulsiva y con un tono de incredulidad: ¡Eso es imposible! Recordando la primera clave, le volví a insistir – “Bien, comprendo que pienses que es imposible, no te he dicho que tú lo puedas conseguir, pero imagínate que aparece el genio de la lámpara y te dice que te lo concede en este momento, dime, exactamente ¿qué harías si tuvieras un negocio optimizado que produjera excelentes resultados sin tu presencia? Y Le pedí que escribiera por lo menos 5 cosas que haría.

Una vez que escribió el listado, le comenté: “Fantástico, me imagino que te habrá sido muy fácil contestarlo” aunque por su tono de voz, no estaba tan claro que le hubiera sido fácil. “Muy bien”, le dije, “el siguiente paso de este ejercicio es que ahora, en la columna de la derecha, le asignes una puntuación del 1 al 5, según el nivel de importancia que para ti tiene en este momento, cada una de las cinco cosas que me has enumerado. Si le asignas un 1, significa que no es demasiado importante, y un 5, significa que tu vida no estaría completa si no lo logras”.

Una vez realizado esto, le pedí que en la columna de la derecha anotara por qué quería lograr cada una de esas cosas y qué es lo que notaría en su vida si las alcanzaba. A medida que avanzaba el ejercicio, su tono de voz era más estable y estaba más ilusionado, como si hubiésemos encendido una luz sobre su negocio, que hasta entonces parecía apagado. Empezó a encontrar razones que le motivaban a hacer todo lo necesario para optimizar paso a paso su negocio. En ese instante le dije: “ahora es el momento de tener muy claro por qué queremos optimizar tu negocio, pero para ello hay que recordar La Creencia Nº 5 del libro la Mente del Emprendedor: “No se puede negociar el precio del éxito”, eso significa que debes comprometerte contigo mismo que vas a hacer todo lo que sea necesario para que las cosas ocurran, ¿Realmente Estás Dispuesto? Es importante que tengas muy claro el punto anterior, porque muchas veces, de forma inconsciente, para una persona el objetivo de construir su negocio, o de continuarlo es solamente para:

  • Pagar las facturas y recibos
  • Poder “comer” tres veces al día
  • Porque no saben hacer otra cosa, es lo que llevan haciendo toda su vida y ya han dejado de ilusionarse con alcanzar algún objetivo “ambicioso”.

En cambio para otros significa:

  • Ganar 100.000 € al año, 200.000 € , un 1.000.000 €…
  • Retirarse a los 40 años
  • Viajar durante 7 años por los 7 mares
  • Llegar a ser millonario, billonario…
  • Hacer un bien social
  • Pertenecer al Club B
  • ________________

¿Por qué REALMENTE quieres hacer el “Esfuerzo” de Optimizar tu negocio?

Ahora te recomiendo que realices este ejercicio y escribas las razones (los por qués, los XQs) por las que estás dispuesto a hacer todo lo que sea necesario para optimizar tu negocio hasta el punto que produzca excelentes resultados cuando no estés presente.

Además, te recomiendo que te preguntes: ¿Debo cambiar de negocio o debo cambiar de Visión Comercial?

* Ejercicio práctico del Capítulo 8 del libro “la Mente del Emprendedor”

Lista de cosas que harías si tuvieras un negocio
optimizado que produjera excelentes resultados sin tu presencia
Calificación ¿Por qué?
1.
2.
3.
4.
5.

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Como aumentar la productividad en la empresa

La práctica de algunos hábitos le permitirá desarrollar el potencial de sus trabajadores y obtener así mejores resultados.

Orientarse al trabajo y los objetivos empresariales no siempre es fácil para sus trabajadores: la falta de motivación, la existencia de elementos de distracción o bien la poca competencia puede ir en contra de las metas trazadas por su empresa. La mayoría de empleados trabajan largas horas, pero no siempre logran lo esperado.

1. Recuérdele sus metas y objetivos: Ya sea a través de una reunión de trabajo semanal, en los boletines y murales o a través del contacto diario con sus trabajadores, es importante que comiencen cada día con un fin en la mente. Así, podrán priorizar lo importante de lo que puede ser realizado en forma posterior.

2. Cuide la salud de sus trabajadores: Cada vez hay más evidencias del impacto de la salud laboral en la productividad de las empresas. Revise que sus trabajadores cuenten con la infraestructura básica para trabajar a gusto (por ejemplo, computadores de calidad, buena iluminación y ventilación, sillas en buen estado, etc.). Equilibre el trabajo y los tiempos libres para evitar situaciones de stress o sobrecarga laboral.

3. Comunicación constante: Es importante que sus trabajadores conozcan los logros y pasos emprendidos por su empresa. Esté en contacto permanente con ellos) así como con sus necesidades y ambiciones.

4. Fomente la sinergia: Una empresa funciona correctamente cuando se aprovecha el potencial de todos y se valoran las diferencias para trabajar en equipo. Busque trabajadores que se complementen entre sí y propicie el intercambio de ideas en un ambiente adecuado.

5. No se olvide de los incentivos: Sus trabajadores pueden dar lo mejor de sí si los recompensa por las metas cumplidas. Premios en bonos, reconocimiento público, capacitaciones o participaciones en seminarios y eventos fuera de la empresa son maneras de incentivar a sus trabajadores y por lo mismo, de ser más productivos.

6.  Sepa delegar:
No hay nada peor en contra de la productividad que un líder que asume todas las funciones. Saber delegar tareas en las personas adecuadas es esencial para producir mejor.

7.  Innove en tecnología: La incorporación de nueva tecnología mejorará los resultados de su empresa. Preocúpese de involucrar a sus empleados en el uso de estas nuevas herramientas. La capacitación constante es fundamental para estar al día con las nuevas demandas del mercado.

8. Incentive la creatividad: Trabajadores carentes de ¡deas son sinónimo de baja productividad. Incentive a sus empleados a pensar en nuevos proyectos o negocios, y entregúeles las herramientas necesarias para desarrollarlos. Esto hará crecer a su empresa.

9. Mantenga el contacto permanente con sus clientes: De nada sirve trabajar si los objetivos de su empresa no están en concordancia con las necesidades de su clientela. Por ello, esté en constante retroalimentación con ellos: en la medida en que sepa qué es lo que exactamente necesitan, evitará millonarias pérdidas para su negocio.

10. Realice balances periódicos: Evaluar constantemente a su empresa y a sus trabajadores, así como las ventas logradas en ciertos periodos de tiempo, le permitirá ver si se está trabajando en forma productiva, o de lo contrario, se está gastando tiempo y recursos en vano. Revise otros antecedentes importantes, como cumplimiento de metas por parte de sus trabajadores, ausentismo laboral, etc. Tome las medidas necesarias para revertir esta situación.

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Como tener una buena relacion con los proveedores

Comunicarse constantemente con sus proveedores, cumplir con los pagos y ser transparente en lo que ambas partes necesitan, le permitirá entregar un producto o servicio de calidad, que satisfaga plenamente las expectativas del cliente.

Tener buenas relaciones con sus proveedores es un aspecto que toda empresa debe considerar para tener éxito en el mercado. Esto le permitirá conseguir una buena compra para su negocio, mejorar la calidad de los insu mos y lograr futuros acuerdos beneficiosos para su empresa. Una correcta coordinación con los proveedores permite producir un mejor producto o servicio final, lo cual generará mayor satisfacción del cliente y, por lo tanto, mayores ventas para su negocio.

La buena relación se vuelve más crucial en el caso de empresas que dependen de un proveedor en específico: una buena relación le permitirá estar por sobre su competencia, negociar favorablemente y solucionar cualquier problema relacionado con calidad, cantidad, entrega y precio de los productos en el momento adecuado. Algunos pasos para ello son:

1. Elegir al proveedor correcto: El paso esencial para una buena relación se encuentra en elegir desde un principio al proveedor que más se acerque a sus intereses y capacidades. No se trata de encontrar al mejor y más demandado del mercado, sino al que más se adapte a sus necesidades. Un buen proveedor es capaz de comprometerse con su empresa y saber de antemano qué es lo que necesita, antes de que se lo pida. Deberá fijarse además en aspectos como la rapidez, la eficacia y la capacidad de resolver problemas de última hora.

2. Mostrar una buena imagen: Aspectos como la puntualidad, el orden, la formalidad, el comportamiento y el lenguaje utilizado frente a sus proveedores son aspectos que su empresa no puede olvidar.

Una buena imagen le abrirá muchas puertas. Aun cuando su proveedor sea alguien conocido, recomendado por un amigo o con menos experiencia que usted en los negocios, debe tratarlo adecuadamente. Para causar una buena impresión, evite dejar mal a su competencia al momento de negociar; sea breve al detallar las características de su producto o servicio; muestre siempre una actitud positiva y abierta, así como seriedad en los negocios.

3. Cumplir con los acuerdos logrados: Así como se espera que sus proveedores sean rápidos y eficientes, es decir, capaces de entregar el producto en el tiempo pactado y en buenas condiciones, como empresario también deberá preocuparse de procesar y pagar las facturas en los plazos estipulados.

4. Mantener una comunicación constante: Toda buena relación se basa en una correcta comunicación. Lo mismo sucede en la relación con los proveedores: el contacto es fundamental. Este puede consistir en visitas a las instalaciones de cada uno, reuniones, conversaciones por teléfono, etc. Cualquier problema con los proveedores debe discutirse abiertamente y buscar soluciones mutuamente satisfactorias. La comunicación debe ser expedita entre ambas partes.

5. Aproveche las nuevas tecnologías: Las nuevas tecnologías están a la mano para una buena relación con su proveedor. Como cliente, podrá utilizarlas para conocer el estado de sus pedidos, el tiempo estimado de llegada, los posibles incidentes que hayan ocurrido en el camino y las soluciones tomadas en caso de problemas. Esto le permitirá ir controlando y viendo que los acuerdos se cumplan tal cual fueron pactados.

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Estrategia comunicacional y su importancia

Si bien las pequeñas empresas no pueden competir con las grandes a través de millonarias campañas comunicacionales, pueden ganar mucho si destinan parte de sus recursos a la comunicación tanto interna como externa.

Que su empresa se haga conocida o que sus productos sean los favoritos del mercado no se logra por arte de magia. Para ello, es fundamental invertir recursos en una buena estrategia comunicacional, que permita al negocio crecer y posicionarse en el mercado.

En el caso de las pequeñas y medianas empresas, desarrollar una estrategia comunicacional resulta más difícil, ya que no cuentan con los recursos necesarios para hacerlo. Por ello, los especialistas recomiendan que estos negocios se asocien con otros que no sean competencia directa y que contraten en conjunto un asesor comunicacional. Esto les permitirá desarrollar ventajas competitivas y así aumentar el valor de la empresa a futuro.

Aspectos fundamentales

Un plan comunicacional debe reunir una serie de elementos fundamentales. Uno de ellos es la definición del negocio mismo: ¿Quiénes somos? ¿Quiénes son nuestros principales clientes? ¿Cuáles son nuestras ventajas competitivas? Una definición correcta del negocio le permitirá transmitir correctamente la imagen que se desea proyectar. Además, es necesario saber la situación del entorno (mercado, sociedad y competencia), por lo que es recomendable hacer un análisis FODA (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

Junto con ello, debe tenerse claro los objetivos a lograr a través de la estrategia comunicacional: ser el número uno en ventas, aumentar la clientela, captar nuevos nichos de mercado, lanzar un nuevo producto al mercado, revertir una situación de crisis, etc. Estos deben específico, realistas y medibles en el tiempo.

Un tercer paso consiste en identificar a los públicos a los cuáles se desea llegar y así adaptar a cada uno de esos grupos los mensajes que se desean transmitir. En las pymes, estos públicos pueden ser los clientes actuales o potenciales compradores, usuarios permanentes o esporádicos de los productos o servicios, etc., pero además el público interno, como trabajadores, socios y proveedores. Deberá identificar sus necesidades, sus hábitos de consumo y gustos y qué medios de comunicación serían los más adecuados para llegar a cada uno de estos grupos.

Una vez claro el asunto a co-municary los públicos a los cuales se desee hacerlo, es necesario elaborar un mensaje central, claro y conciso que represente a la empresa. Este mensaje debe incluir los elementos diferencia-dores que la distinguen de su competencia.

Las herramientas

Claros los mensajes y los públicos, deben estipularse las herramientas que se utilizarán, lo cual deberá estar en sintonía con los recursos con los que cuenta la empresa. Estas herramientas pueden consistir en eventos, entrevistas, newsletters, websites, apariciones en la prensa (escrita, radio, TV e Internet); y la publicidad no convencional, como la utilizada en la vía pública.

Para las pymes, contar con una página web o un blog sigue siendo uno de los mecanismos más económicos para difundir su empresa y comunicarse con sus clientes. También los avisos en la calle o en las páginas amarillas, o la entrega de panfletos y participación en diferentes eventos del mercado, suelen ser buenas herramientas de difusión.

Plazos y medicion de resultados

Un plan de comunicación debe tener establecidos plazos y fechas para ser evaluado, de manera de descubrir si los resultados fueron alcanzados y ver qué funcionó bien y qué no. Esto es tan fundamental como tener claro el presupuesto destinado a este plan.

Fuente: Pymes, LUN

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